En ce qui concerne les documents contenant des informations personnelles, la réglementation européenne (directive 95/46) et la loi Informatique et libertés imposent des délais de conservation maximum. Ces documents doivent être détruits dans certains délais sous peine de poursuites.

Le Code du patrimoine prévoit également que les documents contenant des données personnelles détenus par des organismes publics doivent faire l’objet d’un tri en vue de leur conservation ou de leur destruction à l’issue de leur durée d’utilisation courante. Les documents dépourvus d’intérêt historique, scientifique, statistique ou d’utilité administrative doivent être éliminés. Les opérations de destruction ont lieu en général une fois par an. Les établissements publics doivent tenir à jour un tableau intitulé bordereau de destruction.

Les durées d’archivage des documents d’entreprise sont fixées par la loi. Par exemple, les conventions et contrats commerciaux doivent être conservés 5 ans. Le délai est de 3 ans pour les déclarations en douanes. Les contrats d’assurance sont à garder 2 ans après leur résiliation. Les documents comptables seront conservés 10 ans tandis que cette durée est fixée à 6 ans pour les documents fiscaux. Tous ces documents doivent être éliminés de façon à préserver le caractère sensible des données qu’ils contiennent. Il en est de même pour les documents sociaux, juridiques ou relatifs à la gestion du personnel.